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1. Vision
Objectifs
La mise en place d'un séminaire doit permettre aux personnes
de vivre un temps privilégié, à l'écoute de Dieu et des autres. Par conséquent,
la qualité d'un séminaire dépend aussi largement de sa bonne organisation.
Voici quelques aspects pratiques à considérer:
2. Concept
Camp
ou rencontres
Plusieurs séminaires peuvent être proposés sous la forme
de rencontres isolées ou dans le cadre d'un mini-camp ou de week-end(s).
L'organisation de quelques conférences est plus simple que la mise en place d'un camp. Cependant, l'expérience de vie communautaire lors d'un week-end ou de quelques jours de camp a un impact beaucoup plus grand et justifie largement le surcroît d'organisation. Donc, dans la mesure du possible favorisez les options qui permettent non seulement d'entendre un enseignement mais aussi de vivre une réelle expérience communautaire.
3. Ministères
Accompagnants
Les formateurs passent, mais les ministères locaux restent.
Pour cette raison, il est précieux de considérer un séminaire comme un espace
de développement des ministères locaux. Presque tous les séminaires comprennent
des temps de partage et de prière. Dans ces moments privilégiés, les responsables
de l'église peuvent, suivant leurs compétences, exercer un ministère d'accompagnement.
Enfants
Pour les séminaires qui touchent des familles, il est important
de créer des animations spéciales pour les enfants avec des personnes compétentes.
Cet aspect doit être organisé avec autant d'attention que le reste. Cela permet
aux parents d'être plus réceptifs et apporte aussi aux enfants un temps de
joie et de bénédiction.
Présidence
Les personnes qui apportent les séminaires ne devraient
pas être accaparées par des questions pratiques ou d'organisation. A cette
fin, il est utile de nommer un responsable pratique pour chaque rencontre.
Le président de la rencontre doit veiller à ce qu'elle commence à l'heure. Au besoin, il peut demander aux personnes de s'avancer afin de remplir les premières chaises, cela est important pour créer un bon climat d'écoute.
4. Infrastructure
Locaux
La salle principale de rencontre doit être adaptée au nombre
de personnes attendues (ni trop grande, ni trop petite). Elle doit aussi favoriser
une ambiance accueillante et chaleureuse (par exemple, être bien chauffée).
La disposition des chaises est importante, elles ne doivent pas être trop loin du lieu de parole, l'idéal, est de les mettre en arc de cercle, afin de créer un centre naturel de partage. Si le séminaire accueille des familles, songez à mettre les activités les enfants dans des salles, où le bruit ne viendra pas gêner les auditeurs.
Sonorisation
Les grandes audiences nécessitent d'avoir des moyens techniques
d'amplification. Cette gestion du niveau sonore de la parole est indispensable
pour que l'orateur puisse s'exprimer sans devoir hurler.
Le ou les micros doivent être de très bonne qualité et accompagné de systèmes d'amplification et de haut-parleurs adaptés à la grandeur de la salle.
Dans ce domaine, il vaut mieux faire appel à des personnes expérimentées que de bricoler avec du matériel désuet.
Matériels
Plusieurs séminaires utilisent des supports visuels qui
peuvent nécessiter l'utilisation d'un rétroprojecteur, de grandes feuilles
de papier ou de matériel vidéo. Vérifiez avant la rencontre la présence et
le bon fonctionnement de ces outils et appareils de communications et que
la salle puisse être, au besoin, assombrie.
5.Publicité
Communiquer...
Une bonne communication permet d'informer et de faire connaître
votre projet dans la région. Dans cette communication, il est possible d'utiliser
plusieurs supports, comme le courrier électronique, la radio, les journaux
ou des prospectus d'informations.
Pour ces annonces, les points suivants doivent être mentionnés:
Quand?
Indiquez les dates avec les noms des jours (lundi, mardi)
en mentionnant aussi les heures de début et de fin de rencontre.
Où?
Le lieu, avec si possible un joli plan d'accès. Cela peut
éviter bien des problèmes et des énervements aux nouveaux venus.
Quoi?
Le texte de présentation sur le séminaire doit être dynamique
et capable de susciter l'attention des personnes de votre entourage.
Qui?
Cette partie devrait contenir une courte présentation de
l'orateur (avec une éventuelle photo) et aussi des références sur les organisateurs.
Comment?
Cette partie pratique peut contenir les informations logistiques:
prix, bulletin d'inscription, etc. Dans le cas d'un camp, ou d'un week-end,
il faut aussi indiquer le matériel à prendre: sac de couchage, pique-nique,
bible, etc.
Note: Si vous avez de l'intérêt pour un séminaire, contactez et partagez les questions techniques avec la personne responsable. Pour des raisons pratiques, il ne nous est pas possible de servir d'intermédiaire.
6. ASPECTS PRATIQUES
Cadre
de l'organisation
Avant d'organiser le séminaire, il est important de trouver
le bon cadre. Celui-ci peut être un groupe, une communauté ou encore un espace
plus large qui regroupe différentes églises, d'une ou plusieurs dénominations.
Dans tous les cas, il faut que la décision d'inviter un enseignant soit confirmée
et que les responsabilités soient clairement définies. L'idéal est aussi de
nommer une personne de référence qui se chargera des divers contacts avec
l'invité.
Agenda
Les formateurs sont souvent très occupés, il est donc essentiel
de les contacter bien à l'avance (environ une année) et de prévoir plusieurs
périodes possibles.
Charges
financières
Les personnes qui apportent le contenu des séminaires ne
font pas ce travail pour s'enrichir, mais comme un ministère au service de
Jésus-Christ. Toutefois, la création et la mise en place d'un séminaire, représente
un important travail qui dépasse largement le temps spécifique d'enseignement.
Par conséquent, il est important de voir avec le responsable du séminaire
la part financière à prévoir pour son travail.
Le budget pour la réalisation d'un séminaire doit aussi tenir compte des frais de déplacement de l'orateur et d'éventuels frais de locaux ou de matériels (voir ci-dessus).
Plusieurs enseignants font des conditions spéciales à ceux qui ont des moyens limités. Si des personnes désirent soutenir des régions moins favorisées, elles peuvent aussi offrir un support logistique ou financier en subventionnant des séminaires.
Contacts
Les points abordés ici sont des informations d'ordre général.
Tous les contacts et demandes de renseignements doivent se faire directement
avec les responsables mentionnés spécifiquement pour chaque séminaire. Le
responsable du site "shekina.com" ne peut en aucun cas servir d'intermédiaire.